Personellerin Şifrelerini Sıfırlasak da mı Yeni Yıla Başlasak, Sıfırlamadan mı Yeni Yıla Başlasak?

Personellerin Şifrelerini Sıfırlasak da mı Yeni Yıla Başlasak, Sıfırlamadan mı Yeni Yıla Başlasak?

Geçen yıl, K12NET sistemini kullanan kurumlarımız; bugünlerde, 2018-2019 Yılında görev yapacak personellerinin görevlerini kopyalamış, geçen yıldaki tüm personellerinin ise görevlerini sonlandırmış olması gerekirdi. Geçen hafta bu konuda bir bilgilendirme yazısı ile 6 Eylül Perşembe günü 2017-2018 yılı tüm görevlendirmeleri tek bir hareketle sonlandıracağımızı duyurmuştuk. Bu tarihe kadar sizlerin bu işi kontrollü bir biçimde yapması en doğru olanıdır. Bizler 6 Eylül tarihinde görevlendirmeleri sonlandırdığımızda o güne kadar sorunsuzca giriş yapabilen personelleriniz, eğer yeni yılda görevlendirmeleri yoksa 6 Eylül sabahı sisteme giriş yapamayacaktır. Bu çok basit, hızlıca yapılabilecek işlem, zamanında yapılmazsa güvenlik açıklarına neden olabilmektedir. K12NET üzerinden göndereceğimiz ekran mesajının ekinde konu ile ilgili ayrıntılı bir doküman sunulmuştur. Ayrıca 16 Ağustos 14:30, 28 Ağustos 14:30,5 Eylül 14:30, 12 Eylül 14:30 saatlerinde ücretsiz, online Yeni Yıl İşlemleri Eğitimlerimize katılabilirsiniz. Eğitimlerimiz online olup, okullar kendi yerlerinden katılabilecek, ekranlarımızı görecek, sesimizi duyacak, isterlerse eğitim görevlisine soru sorabileceklerdir. Eğitimler ÜCRETSİZ olup, katılmak isteyenlerin sadece [email protected] adresine bu isteklerini ifade eden bir elektronik posta göndermeleri yeterli olacaktır.

Şifreleri Sıfırlamalı mı, Sıfırlamamalı mı?

Bu yıl görev yapacak personelleriniz hele de Haziran ayından bu zamana tatilde olan öğretmenleriniz yaz tatili süresince sistemi kullanmadıkları için K12NET şifrelerini unutmuş olabilirler. Bu tip unutmalar, 3-5 kişiyle sınırlıysa bireysel olarak bu personellerin şifrelerini yenilemek zor olmayacaktır, sayıları fazla ise “şifre sıfırlama” işi vakit alıcı olabilir.  (Aynı durum öğrenci/veliler için de geçerlidir) Şifreler konusunda bilmeniz gerekenleri aşağıda madde madde sıraladık.

1-    K12NET’de sisteme tanımlanan her kullanıcının (müdür, müdür yardımcısı, öğretmen, rehber öğretmen, ölçme değerlendirme personeli, diğer personeller, anne baba, öğrenci, Almanya’daki meraklı hala) sisteme tanımlandıkları anda kullanıcı adı ve parolası sistem tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır.

2-    Oluşan kullanıcı adı ve parolaları, şahıslara özel olarak hazırlanan bir mektupla veya SMS ile veya elektronik postayla kendilerine ulaştırılabilir. Kullanıcılara özel olarak hazırlanan mektubun içeriği standart olarak K12NET tarafından oluşturulur. Okul yönetimi, mektubun içeriğini isterse, istediği gibi değiştirebilir.

3-    Sisteme ilk defa giriş yapan kullanıcılar şifrelerini değiştirmek zorundadır. Sistem, kullanıcının şifresini değiştirmek zorunda bırakır. Bu andan itibaren okul yöneticileri, kurucular ve K12NET veri tabanı mühendisleri de dahil kimse, kullanıcının şifresinin ne olduğunu bilemez. Eğer kullanıcı şifresini unuttuysa yönetici bir yere bakarak şifresinin ne olduğunu söyleyemez. Şifre değişikliğinden sonra şifreler, sistemde  *******  yıldız işareti ile gösterilir. Yönetici, sadece şifresini unutan personelinin şifresini yenileyebilir. Şifresi yenilenen personel, tekrar sisteme giriş yaptığında yeniden şifresini değiştirmesi zorunlu tutulur ve kullanıcı şifresini değiştirdiğinde yeniden şifresi okunamaz hale gelir ve yıldızlı bir şekilde gösterilir. Şifresi yıldız olan personellerin kullanıcı adı ve parolalarının yer aldığı personel mektubu çıkarılamaz. Personel mektubu sadece sisteme ilk defa tanımlanmış kullanıcılar için veya şifresi sıfırlanmamış personeller için çıkarılabilir.

4-    Personellerin üçü,beşi şifrelerini unutmuşsa her birini bireysel olarak yenilemek, hızlıca yapılabilecek bir işlemdir. Unutanların sayısı çoksa toplu şifre yenileme yapılabilir.   Her işte olduğu gibi bazı faydalı işlerin dezavantajlı tarafları da olabilir. Şifresini dün gibi hatırlayan, her gün sisteme giriş yapıp tıkır, tıkır işlerini yerine getiren personeller, şifre yenileme yapıldıktan sonra sisteme giremez. Eğer toplu olarak şifre yenileme yapacaksanız zamanını çok doğru ayarlamalısınız. Örneğin bütün personel ve okul yöneticileri ile kurul toplantısı yapacaksanız, şifre yenileme işlemi bu kurul toplantısından hemen önce yapılmalı, personel mektupları hazır edilmeli, toplantı öncesinde mektuplar dağıtılarak personellerinizin  sıfırlanan hesaplarını öğrenmeleri sağlanmalıdır. Yanlış zamanda yapılan sıfırlama işlemi veya sonucunun ne olduğunu bilmeden acemice, farkında olmadan yapılan şifre yenileme işlemi hizmet aksamalarına neden olur. Özetle şifre yenileme (şifre sıfırlama) işlemi yapacaksanız zamanını çok DOĞRU ayarlamalısınız. Yukarıda anlatılanların tamamı veli ve öğrenciler için de geçerlidir. Velilerin şifrelerini topluca sıfırlayacaksanız zamanını çok doğru ayarlamalısınız. Örneğin veli toplantısından bir gün önce sıfırlama işlemi yapıp toplantıya gelen velilerinize kullanıcı adı ve parolası yazılı mektuplarını dağıtabilirsiniz. 

5-    Şifreninizi kimseye vermeyiniz veya bir başkasının şifresini kullanmayınız. İki durumda da sorumluluk almış olursunuz. Kullanıcı adınız gayet kolay hatırlanabilir olabilir ama şifrenizin size özel olmasına ve tahmin edilemez olmasına özen gösteriniz. Şifrenizin güvenliğinden tereddüt ettiğiniz bir durum varsa hemen şifre değişikliğine gidiniz.

ŞİFRE İŞLEMLERİ EĞİTİMİ (İlk defa bu yıl yapıyoruz) 

6-     Bu yıl şifre konusunda o kadar iyi eğitim verelim ki, kullanıcılarımız işlemlerini hatasız yerine getirebilsin istedik. Bu yıl ilk defa sadece  şifre konusunu işleyeceğimiz bir eğitim yapacağız. 29 Ağustos 10:30 veya 5 Eylül 10:30 tarihlerinde şifre konusunu enine boyuna inceleyeceğiz. Mümkünse herkesin bir kere olsun bu eğitime katılmasını rica ediyoruz. Bu konu ile ilgili ayrıca 1c-7 ve 1d-7 yardım videolarını izleyebilirsiniz.