Yeni Yıl Başlarken K12NET’in En Meşakkatli İşlerinden Biri, Şifreler

Yeni Yıl Başlarken K12NET’in En Meşakkatli İşlerinden Biri, Şifreler

K12NET’in, kullanıcı adı ve parolaları ile ilgili söylenmesi gereken her şeyi bu yazıda maddeler halinde bilgilerinize sunduk.

1. K12NET’i ilk kullanmaya başladığınızda, destek ekibi sadece birkaç kişinin hesabını oluşturur, bu kişilerin kullanıcı adı ve parolalarını mail adreslerine iletir. Sistemi ayağa kaldıracak bu birkaç kişi, gerek e-okul aktarımı yoluyla, gerek toplu olarak excelden aktarım yoluyla, gerekse manuel olarak öğrenci, anne, baba, Almanya’daki meraklı hala, öğretmen, personel tüm kullanıcıların kayıtlarını yaparlar,  kayıt olur olmaz kullanıcı adları ve parolaları sistem tarafından otomatik oluşturulur. K12NET’de oluşan şifreler, mobil uygulamalar için de geçerlidir.
2. Öğrencilerin, velilerin kullanıcı adı ve parolaları, sistem üzerinden hazırlanan bir mektupla çıktı olarak elden verilebildiği gibi, SMS ve elektronik posta yoluyla da kendilerine ulaştırılabilir. Şifreleri ilk kez dağıtacak olan, sistemi ilk kez bu yıl kullanacak kurumlarımız, öğretmenler veri girişine başlamadan, sistemin eksiklikleri gidermeden veli ve öğrencilere şifreleri dağıtmayınız.Zamansız dağıtılan şifreler, fayda yerine zarar verir, ekranı açınca hiçbir bilgiyi göremeyen veli, bu çalışmanın amacını fark edemeyebilir.

(Okul Kayıt >>>İşlemler  >>>Uygulamalar >>>Kullanıcı Adı Şifre İşlemleri >>>Öğrenci Veli Mektubu veya Kullanıcı Adı ve Şifre Gönderme) (Ayrıca Sisteme giriş yaptığınızda sağ üst köşede soru işareti ile gösterilen yardım videolarında 1d5,1d7 videoları izlenebilir)

3. Personellerin şifreleri de yine mektup veya SMS yoluyla kendilerine iletilebilir. (Görevlendirme>>>İşlemler>>> Uygulamalar>>>Kullanıcı Adı Şifre İşlemleri >>>Personel Mektubu veya Personel Kullanıcı adı ve Şifre Gönderme(Ayrıca Sisteme giriş yaptığınızda sağ üst köşede soru işareti ile gösterilen yardım videolarında 1c6,1c7 videoları izlenebilir)
4. Hangi kullanıcı sisteme giriş yaparsa, ilk girişinde parolası otomatik olarak şifreli hale gelir. Parola sistemde **** yıldız karakterleriyle gösterilir. Şifreli hale gelmiş bir parolayı kurucu dahil kimse göremez, hangi karakterleri içerdiği bilinemez.
5. Kullanıcıların parolalarını unutmaları durumunda sistemde e-postaları kayıtlıysa parola kurtarma işlemi yapılabilir. Bu yüzden tüm kullanıcıların elektronik postalarını K12NET sistemine kaydetmelerini öneriyoruz.  Eğer e-postaları kayıtlı değilse yöneticileri, parolalarını sıfırlayıp, kendilerine verebilirler, kullanıcı sisteme girdiğinde yine şifre değişikliği istenir, değişiklik yapıldığında parola yine gizli hale gelir ve yıldızlı olarak görünür. Bir personelinizin birden fazla okulunuzda görevi varsa, şifre yenileme işlemini  okul müdürlüklerinden değil, genel müdürlük seviyesinden yapmanız gerekir.
6. Sistemi geçen yıllarda kullanmış okullarda velilerin, öğrencilerin bir kısmı yaz tatili süresince sisteme hiç girmedikleri için hesaplarını unutmuş olabilirler, aksine bazıları da çok iyi hatırlıyor olup, hala aktif olarak kullanıyor olabilirler. İşte karar almada en zor yer burasıdır. Yönetici hesapları tek bir hareketle sıfırlayıp, bütün öğrencilerine yeniden şifrelerini mektup-SMS-e posta yoluyla gönderebilir. Bu sistemi kullanmayan kullanıcılar için iyi bir yöntemken, sistemi aktif kullanan veliler bu değişiklikten sonra eski hesaplarıyla giremez olurlar. Bu ikinci profilin çok hızlı bir biçimde bilgilendirilip, yeni hesaplarının kendilerine ulaştırılması gerekir, aksi halde hizmet aksaması olur. Aynı durum, personeller için de geçerlidir.
7. Geçen yıllarda sistemi kullanan okullarda birinci, beşinci, dokuzuncu sınıf gibi geçiş sınıflarının büyük bir kısmı bu yıl yeni oluşan öğrencilerden oluşmuş olabilir. Sadece bu sınıf seviyeleri filtrelenerek, diğer sınıf seviyelerine hiç dokunmadan kısmi şifre yenileme işlemi de yapılabilir.
8. Bazı kullanıcılar daha önce sisteme giriş yapmış ve yöneticiler tüm kullanıcılar için şifre yenileme işlemi yapmamışlarsa, yani bazı kullanıcıların parolaları *** görülüyorsa bu kullanıcıların veli mektupları oluşmaz, SMS gönderimi yapılsa bile bu kullanıcılara SMS ulaşmaz. Çünkü parolası **** olan bir bilgiyi kullanıcıya iletmenin pratikte bir faydası yoktur.
9. Sisteme giriş yapan kullanıcılar, kendi portallarından sağ üst köşedeki hesap bilgileri bölümünden hem kullanıcı adlarını, hem de parolalarını değiştirebilirler.
10. Kullanıcı adının olabildiğince kolay ve kişiye özel olması, şifresinin ise tahmin edilemez olması güvenlik açısından önemli bir konudur. Hesabınızın deşifre olduğunu düşündüğünüzde hemen parolanızı değiştiriniz.
11. Okulunuzdan ayrılan personellerinizin, öğrencilerinizin ayrılma tarihlerini girerek okullarınız ile olan bağlantılarını kesiniz. Konu ile ilgili 1c8, 1d8videolarını izleyebilirsiniz. Eğer bu işlemi yapmazsanız, giden personeller, giden öğrenciler okulunuzdaki gelişmeleri kendi portallarından izlemeye devam ederler. Ayrıca geçen yıl okulunuzda okumuş, bir üst sınıfa geçmiş öğrenciler, geçen yıl okulunuzda çalışmış, bu yıl da okulunuzda çalışacak personellerinizi, bir üst yıla öğrenciler için toplu olarak okul kaydı, personelleriniz için  toplu olarak personel görevlendirme işlemi yaptıktan sonra, hem öğrencilerin hem personellerin geçen yılki okul kayıt ve görevlendirmelerini topluca sonlandırınız. Konu ile ilgili 1r serisi videolarını izleyebilirsiniz.
12. Personellerin birbirlerinin hesaplarını kullanmaları hem ciddi bir güvenlik açığıdır, hem de sistemin hatalar üretmesine neden olur. Kendi hesabınızı ne başkasına veriniz, ne de başkasının kendi hesabınızı kullanmasına izin veriniz. Sizin kadar yetkili olmasını istiyorsanız, o kişiye kendi adına hesap açıp, yetki veriniz. En büyük mağduriyetler bu sebepten yaşanmaktadır.