K12NET’de Muhasebeciler Yaşadı-2 (Bir Yılda 24 Güncelleme)

K12NET’de Muhasebeciler Yaşadı-2 (Bir Yılda 24 Güncelleme)

Bu yazının ilkini 24 Mayıs tarihinde yazmıştık. Bu yıl en çok yatırım yaptığımız modüllerden biri ön muhasebe oldu. Bir yılda muhasebe modülüne, 24 adet, ücretsiz, genel güncelleme aldırdık, bunların ancak bir kısmının duyurusu yapabildik.  Bu yazımızda muhasebe modülünde çıkardığımız 24 genel güncellemelerin bilgisini vereceğiz.

1-Ücret kalemlerinde indirimlerin yüzdeye ve miktara göre yapılması: Ücret kalemlerinde indirimler yüzdeye göre yapılabilirken, bazı müşterilerimiz, “miktar olarak da indirim yapılabilmeli, miktar girildiğinde sistem otomatik olarak ayrıca yüzdeye de çevirebilmeli” diyorlardı. Bu talep yerine getirilmiştir.

2-Yasal Uyarı Mektubu: Ödemesi gereken ücretleri geciktiren velilere yönelik sistem tarafından yasal uyarı mektubu çıkarılabilmektedir. Kayıt sözleşmeleri ekranından alınan bu raporda, gecikme gün sayısı opsiyonel olarak girilebilmekte, belirlenen süreye göre gecikmesi tespit edilen  velilere, içeriği kurum tarafından özelleştirilebilen bir yasal uyarı mektubu hazırlanabilmektedir.

3-Servis Sözleşmesi Raporu: Aynı eğitim ücretinde olduğu gibi, içeriği sadece servis bilgilerinden oluşan, servis sözleşmesinin sistem tarafından otomatik olarak oluşturulması sağlanmıştır.

4-Kadim Raporu: Kadim raporu kayıt sözleşmesi ekranından pdf-ya da excel formatında alınabilen, 5510 Sayılı Kanunun 8.Maddesine İstinaden Kullanılması zorunlu bilgileri içeren rapordur.

5-Kardeş Öğrencilerin Ödemelerinin Ortak Alınması: Bir velinin aynı okulda okuyan birkaç çocuğu olabilir. Bu güncellemeyle kardeş öğrencilerin ödemelerinin ayrı ayrı değil, tek bir seferde yapılması sağlanmıştır.

6-Faturada Ücret kalemlerinin ayrıntılı bir şekilde gösterilmesi: Bir fatura birden fazla hizmetin karşılığında kesilebilir, ücret kalemlerinin ve farklı KDV oranlarının ayrıntılı bir biçimde faturada gösterimi sağlanmıştır.

7-Banka Mail Order Talimatı: Okul taksitlerini kredi kartıyla ödemek isteyen velilerinize sistem tarafından otomatik oluşturulmuş, mail order talimatı hazırlayabilirsiniz.

8-Öğrenciler ve Hizmetleri Raporu: Öğrencilerin ücret kalemlerine göre hangi hizmetten yararlandığını şube-şube görebileceğiniz rapordur.

9-Mali Hesapların ve Ödeme Kalemlerinin Başka müdürlüğe veya aynı müdürlükte bir sonraki yıla kopyalanması:  Bir okul müdürlüğünüze tanımladığınız mali hesaplarınızı ve ödeme kalemlerinizi zahmetsizce diğer okul müdürlüklerine kopyalayabilirsiniz.

10-Ödeme Planı Raporunda Açıklama Sütununu Göster/Gösterme: Bazı müşterilerimiz ödeme planı raporunda açıklama görünmesini isterken, bazıları istemiyordu. Bu durumun opsiyonel olması sağlanmıştır.

11-Tahsilat Makbuzu Logo Görünsün/Görünmesi seçeneği: Yine bazı müşterilerimiz tahsilat makbuzunda kendi kurum logolarının görünmesini isterken, bazıları logolarının görünmesini istemiyordu. Bu durumun da seçenekli olması sağlanmıştır.

12-Genel Merkezden Alt Okulun Yazıcı Şablonları Kopyalayabilme: Muhasebeciler, genellikle nokta vuruşlu yazıcılar kullanır ve fatura –senet gibi evraklarını kendi basılı materyallerine göre ayarlarlar. Bir müdürlük için, yazıcı ayarı yapıldığında, diğer müdürlüklerde de benzer bir uğraş olmasın, tanımlanan şablon, genel merkezden, alt okullara kopyalanabilsin özelliği bu dönemde yapılmıştır.

13-Yatay veya Dikey formatta, birden fazla nüsha olacak şekilde fatura oluşturma: Faturaların basılırken kaç adet basılacağını önceden ayarlanarak, istenilen nüshada fatura oluşturulması sağlanmıştır.

14-MEB/ Kayıt Sözleşmesi: MEB, 4 Ocak tarihinde aldığı bir kararla okulların kayıt sözleşmesinin bir standartta basılmasını istemiştir. K12NET’de ister bir öğrencinin, ister bir şubenin, isterseniz okulun tüm öğrencilerinin  kayıt sözleşmesini tek bir hareketle basabilirsiniz.

15-Kurucuların ceplerine kurucu e-postasının düşürülmesi: Kurucularımızın cep telefonlarına her gün kayıt durumlarını ve mali bilgileri içeren bir e-posta, sistem tarafından hazırlanmakta, aracısız-zahmetsiz-masrafsız ulaşımı sağlanmaktadır.

16-Çerçeve Raporu: Çarşaf bir liste düşününüz. Hizmetleriniz, hizmetlerden yararlanan öğrencileriniz, öğrencilerinizin aylara göre ödeme planları ve bu planlara ne kadar sadık kaldıklarının görsel gösterimini bu raporda bulabilirsiniz. Çok kullanışlı, çok fonksiyonel bu raporu henüz inceleyememiş olanların mutlaka incelenmesini öneriyoruz.

17-Çoklu fatura basımı: Okullar diyor ki, “parayı aldıkça tek tek fatura keseyim.” Bir başka okul da diyor ki, “parayı bir ay boyunca alıp, ayın sonunda topluca basayım”. Bir okul da diyor ki, “parayı alayım ya da almayayım, ödeme planına uysun veya uymasın her ayın sonunda topluca fatura basabileyim.” K12NET ile bu isteklerin tamamını karşılayabilirsiniz.

18- Fazla ödeme yapılabilmesi: Bu yıla kadar en fazla öğrencinin borcu kadar tahsilat yapılabiliyordu. Oysa bir sebepten dolayı veli daha fazla para ödeyebiliyordu. Ödenen bu fazla paranın sistem tarafından hiç unutulmaması, her seferinde hatırlaması, sonradan mahsuplaşılabilmesi sağlanmıştır.

19-İade prosedürünün çalıştırılabilmesi: Bir sebepten dolayı başlangıçta anlaştığınız, ücretini aldığınız veliye, bu ücretin bir kısmını, ya da tamamını iade etmek zorunda kalabilirsiniz. Bu iadenin sistem tarafından bilinmesi ve kayıtlara geçirilmesi, bu öğretim yılında çıkarılan güncelleme ile sağlanmıştır.

20-Faturanın öğrenci velisinin adına değil, istenilen başka bir isme, örneğin bir şirket adına kesilebilmesi: Bazı veliler, faturaları kendi adına değil, başka bir unvana, örneğin çalıştığı şirkete kesilmesini isteyebiliyordu. Çıkarılan güncelleme ile öğrencinin velisine fatura kesilebileceği gibi, bir başka unvana da kesilebilmesi sağlanmıştır.

21-Giderlerin genel merkezden girilebilmesi: Güncellemeden önce giderleri, giderin olduğu okul müdürü lokasyonundan girebilirken, güncellemeden sonra genel merkezden, ilgili okulları seçerek tek bir noktadan giderlerinin girilmesi sağlanmıştır.

22-Çek ile ilgili bilgilerin girilmesi: Tahsilatlar ekranında çekin banka, numara ve vade tarihinin kaydedilebileceği bir alan oluşturulmuştur.

23-Teşvik Sihirbazı: Milli Eğitim Bakanlığı’nın teşvik uygulamasından sonra, hangi öğrencilerimiz teşvik alıyor, sınıf seviyelerine ve şubelere göre dağılımı nasıl, teşvik adı altında kasamıza ne kadar para girişi olacak, teşvik alan öğrencilerin toplu olarak teşvik ödemelerinin yapılması bu güncelleme ile sağlanmıştır.

24-Gecikmiş Ödemeler Raporu: Belirlenen güne göre ödemesini geciktiren öğrenciler, bunların veli kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, ödemelerin kaç kere geciktirildiği, süreleri gibi bilgileri bulabilirsiniz.