K12NET’de Artık Arayan Bulacak. (Çok Hoşunuza Gidecek)

K12NET’de Artık Arayan Bulacak. (Çok Hoşunuza Gidecek)

Bir sistem, 36 modülden oluşuyorsa, içinde yüzlerce rapor – sihirbaz – menü varsa, arayınca aradığınızı bulmak güç olabiliyordu. Bu güçlüğü, iki durumla gözlemliyorduk.

DURUM:1

Raporun / Sihirbazın Varlığından Haberdar Ama Yerini Bilmeyen Müşterilerimiz: 

Bu tip müşterilerimiz genellikle şöyle söylerdi:

Bir rapor vardı, adını biliyorum adı şuydu veya adını tam bilmiyorum da, kısmen hatırlıyorum ama hangi ekrandaydı, yerine bulamıyorum. Daha geçen hafta kullanmıştım ama şimdi yerini bulamıyorum.

Bu senaryoyu birlikte canlandıralım. Adı “Kardeş Raporu” gibi bir şeydi. Bu rapor, nereden alınıyordu? Yerini bir türlü hatırlayamıyorum.

Ana sayfada “Menü Ara” diye bir bölüm hazırladık.

İçine yazdığınız kelime/kelimeleri arıyor. Örneğimizdeki durumu birlikte aratalım. Kardeş yazarken kendisi aramaya başlıyor. “Kard” diye yazdığınızda başlık – açıklama- anahtar kelimelerde arama yapıyor. Aşağıdaki resimde 2 numaralı kısımda, bu raporun yardım dokümanını da bulabileceksiniz. “Sistemde kardeş raporu nasıl alınıyor, bu raporun ürettikleri bilgiler nelerdir, nasıl kullanılmalıdır?” gibi önemli bilgiler anlatılmaktadır.

Kullanıcının aklında “Kardeş Rapor” olarak kalmış olsun. Oysa raporun sistemdeki tam ismi “Kardeş Bilgileri Raporu” olmasına rağmen, kardeş rapor diye yazıldığında, arama aşağıdaki gibi yapılmaktadır. Hem kardeş, hem rapor kelimeleri ayrı ayrı aratılmakta, aradıklarını bulduğunda benzeyen kısımları sarıya boyamaktadır.

DURUM:2

Raporun / Sihirbazın Varlığından Haberdar Olmayan, “Şöyle Bir Rapor Var mı?” diye Soran Kullanıcılar:

Bu tip müşterilerimiz genellikle şöyle söylerdi:

“Benim bir rapora ihtiyacım var. Öğrencileri sınavda karışık oturmak istiyorum. Sınav salonunda farklı öğrenciler otursun, her seferinde farklı karıştırsın.”

Okulculuk jargonunda bu olaya “kelebek sistemi” denir. Oturma kaydı denildiğinde bilmeyenler çıkabilir ama “kelebek” denildiğinde bilmeyen az olur. Açıklamaların hiçbir yerinde “kelebek” kelimesi yok, olmaması da gerekiyor. Anahtar kelimeler bölümünü bu işlem için kullanacağız. “Kelebek” diye yazdığınızda bulmak istediğiniz kısma, anahtar kelime sizi ulaştıracak.

Şimdi Ne Olacak – Çalışmanın Hangi Aşamasındayız?

K12NET mühendisleri, hızlı arayan, kelime, kelime arayan, hemen bulan bir yazılım yaptılar. Bu kısım çok önemliydi, yapıldı ama sistemde yüzlerce rapor – sihirbaz – menü var. Bunların hepsinin açıklamalarının yazılması, hem de çok doğru yazılması gerekiyor. “Müşteriler nasıl arar, ne yazar da arar?” diye düşünülerek açıklamalarının ve anahtar kelimelerinin yazılması gerekiyor. Yıllardır zaten yardım dokümanlarını hazırladığımız için binlerce yardım dosyalarını da bu açıklamalara bağlayacağız. Şuan K12NET Destek ekibi, açıklamaları – anahtar kelimeleri giriyor – yardım dokümanlarını bağlıyor. Büyük bir kısmını tamamladık.

Mükemmelleşmesi İçin Zaman ve Kullanıcı Geri Dönüşü Gerekiyor.

Proje tamamlandığında tüm açıklamalar – anahtar kelimeler girildiğinde, arayıp da bulamayan müşterilerimiz olursa, bize “şöyle aradım- bulamadım” demeleri durumunda hemen açıklamaya veya anahtar kelimeye eklemeler yapacağız.

Geri Dönüşleriniz Çok Önemli

Çalışmamızı inceleyip, gözlemlerinizi bizlerle [email protected] adresine göndereceğiniz e- postayla paylaşırsanız, biz de olayın etkisini, sayenizde öğrenmiş oluruz. Müşterisini dinlemeyen, müşterisinin derdi ile dertlenmeyen uzun ömürlü olamaz.