Bu Yazı, K12NET’in Kolaylıklarını Bilmeyenleri Çok Mutlu Eder.

Bu Yazı, K12NET’in Kolaylıklarını Bilmeyenleri Çok Mutlu Eder.

K12NET Destek ekibi, her gün müşterilerinden yüzlerce telefon ve elektronik posta alıyor, müşterilerimiz bilmediklerini soruyorlar. İyi ki de soruyorlar, yoksa bilmedikleri için K12NET’in birçok kolaylığından yararlanamıyorlar. Vaktiniz yok ve bu yazının tamamını okuyamayacaksanız, hiç olmazsa sadece sorularını okuyunuz. Sistemin yaptıklarını biliniz, ihtiyaç duyduğunuzda nasıl yapılacağını da sonradan öğrenebilirsiniz. 

Soru-1: Öğrencilerin adreslerini girerken her seferinde İl ve İlçe giriyorum. Bu ciddi vakit kaybına neden oluyor. Bunun kolay yolu yok mu?

Okul Ana menüsü altındaki Okul Bilgileri bölümüne geliniz. Okul isminin yanındaki düzenleme butonuna basınız. Ekranın sol tarafındaki Okul Bilgileri bölümünden okulun adresini ili ve ilçesi ile giriniz. Bu sayede her öğrencinizin kaydını yaparken, bu il ve ilçenin ekrana otomatik gelmesini sağlarsınız, değişiklik yapmanız gerekirse açılan kutudan il/ilçe değişikliği yapabilirsiniz.

Soru-2: Okul Bilgileri bölümünde Akademik Bilgiler kısmında Sınıf Seviyelerini doğru belirlemenin faydası nedir? Bu bölüm nereleri etkiliyor?

Bu bölümden tanımlanan Sınıf seviyeleri onlarca noktayı etkilemektedir. Örneğin öğrenciyi kayıt yaparken açılan kutuda listelenen sınıf seviyeleri buradan çekilmektedir. Ölçme değerlendirme bölümünde kazanım listesi, tanımlanan sınıf seviyelerine uygun gelir. Okulun 11. sınıfı yoksa kazanım listesinde 11. Sınıflar yayınlanmaz ve daha neler, neler… Bu yüzden okulunuzun sınıf seviyelerini doğru tanımlayınız.

Soru-3: Fatura, Makbuz gibi belgelerde okulumun ismini değil, Ticari Unvanını göstermek istiyorum

Okul isminiz ile Ticari Unvanlarınız birbirinden farklı olabilir. Bunun için Okul ana modülü altındaki Okul Bilgileri yazısının üzerine tıklayınız. Okul isminin yanındaki düzenleme butonuna tıklayınız. Sol orta bölümde Okul Bilgileri / Vergi Bilgileri bölümünden Ticari Unvanınızı girebilirsiniz.

Soru-4: Ölçme değerlendirme sınavlarında bazen cevap anahtarı yanlış olabiliyor. Düzeltme yaptığımda her seferinde Veri Sil yapıp, Veri İşleme yapmak çok vaktimi alıyor.

Cevap anahtarı, kazanım, dönüşüm gibi sınav bilgilerinde değişiklik olduysa değişiklik yapılan bilgilerin güncellenmesi için sadece Veri İşle yapmanız yeterli olacaktır.

Soru-5 Ölçme Değerlendirmede bir sınav yapıyorum, sonrasında sınava girmeyen öğrencilere de aynı sınavı yaptığımız oluyor. Bu öğrencilerin optik dat (txt) dosyalarını, önceki okunmuş dat dosyanın altına ekliyorum. Bu vaktimi alıyor. Sonradan sınava giren öğrencilerin sınavlarını değerlendirmenin daha kolay bir yolu yok mu?

Sınavları değerlendirdiniz, sonradan 3 öğrenciniz sınava girdi, bu 3 öğrencinin optik kâğıtlarını okuttunuz, elinizde 3 satır bilgiden oluşan bir dat (txt) dosyası oluştu. Bu dosyayı okutursanız, önceki günlerde değerlendirdiniz, öğrencilerin içine eklenerek bu sınav okunur. Eski okuduğunuz dosyanın altına, yeni okuduğunuz öğrencileri eklemek için uğraşmak vakit kaybıdır.

Soru-6: O kadar çok veri girişi yaptık ki, örneğin şubesini tanımlamadığım, telefonunu girmediğim öğrencim, velim, personelim var mıdır? Varsa kimlerdir, bunları nasıl listeleyebiliriz?

Listeleyebilirsiniz. Bunun için Okul ana menüsündeki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Eksik Bilgiler Raporu size bu bilgileri verecektir. Eksik bilgiler; Öğrenci – Veli – Personellerin; TC Kimlik, Resim, Sabit Tel, Cep Tel, e-posta,Sınıf Seviyesi, Şube, Anne, Baba bilgilerini kontrol etmektedir. Bu alanlarda eksik bilgi girilmişse raporda görmeniz mümkün olacaktır.  

Soru-7: K12NET’in öğrenci, veli, öğretmen, personellerinin kullanması için çok çaba harcadık. Acaba sistemi kullanıyorlar mı? Kullananlar kim, kullanmayanlar kim?

K12NET’de bu bilgileri de sorgulayabilirsiniz. Bunun için Okul ana menüsündeki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Aylık Sistem Kullanımı Raporu yazısının üzerine tıklayınız. Belirleyeceğiniz iki tarih arasında Öğretmen, personel, öğrenci, veli kullanım bilgilerini excel veya pdf formatında dosya olarak bu bilgileri alabilirsiniz.

Soru-8: K12NET’in modüllerinin ne kadar kullanıldığını merak ediyoruz. Elimizde bir liste olsa kullandığımız modülleri görsek, kullanmadığımız modülleri görsek, ne güzel olurdu?

K12NET’de böyle bir liste var. Bunun için Okul ana menüsü altındaki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Kullanım Kontrol Çizelgesi yazısının üzerine tıklayınız. Excel formatında alınan bu raporda, sayıların küçük olması veya 0 (sıfır) değerini gösteriyor olması, bu modülün hiç kullanılmadığını veya etkin kullanılmadığı  anlamına gelmektedir.  

Soru-9: Öğretmen kurulunda “öğretmenlerin öğrencilerine, velilerine her yazdığı mesajın hangi tarihte, hangi saatte, kime yazıldığını, konusunu, içeriğini biliyoruz demiştik. Hatta kişi, kişi istatistiğini tutuyoruz” demiştik. “Gerekirse bu yazışmalara ulaşabiliriz” demiştik. Şimdi böyle ihtiyaç duyduğumuz bir durum var.  Bu bölüm nerede ki?

K12NET, Personel portalında yetkisi olan bir kullanıcı, isterse tüm yazışmalara ulaşabilir Bunun için Okul ana menüsü altındaki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Okul Mesajlaşma Listesi yazısının üzerine tıklayınız. Belirlenen iki tarih arasındaki yazışmaları excel formatında bir rapor olarak alabilirsiniz. Raporun bir çalışma sayfasında yazışma ayrıntıları, diğer çalışma sayfasında ise bu yazışmaların kullanıcı istatistiki bilgilerini bulabilirsiniz.

Soru-10: Veri girişi yapan personellerimize o kadar da söylemiştik. Bütün öğrenci isimleri, veli isimleri personel ve okul isimleri büyük olacak demiştik. Herkes kafasına göre bir stil belirlemiş, keşke bir düğme olsa basınca tüm yazılar büyük olsa veya ilk harfleri büyük olsa, ilk harfi büyük sonra küçük olsa…

K12NET’de kullanıcılar hangi formatta yazarlarsa yazsınlar, Alan Formatlama Sihirbazı ile yazılar istenilen formata çevrilebilir. Bunun için Okul ana modülü altındaki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Alan Formatlama Sihirbazı yazısının üzerine tıklayınız. Öğrenci isimleri, veli isimleri, personel isimleri ve okul isimleri Abc, Abc veya ABC,ABC veya Abc abc veya abc,abc formatında biçimlendirilebilir.

Soru-11: Okulda bir dolu etkinlik, bayram şenlik oluyor. Bunları bir excel dosyasında listeleyebilsem

Böyle bir liste çıkarmak mümkündür. Bunun için Okul ana modülü altındaki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Okul Ajanda Maddeler Listesi yazısının üzerine tıklayınız. Belirlenen iki tarih arasındaki ajanda maddelerini excel formatında bir liste olarak alabilirsiniz. Excelin bir çalışma sayfasında ajanda maddelerinin ayrıntılarını, diğer çalışma sayfasında bu etkinliklerin istatistiklerini bulabilirsiniz.

Soru-12: Öğrencilerin geldiği okulların ismini K12NET sistemine kaydediyoruz.  Bir okul adı bu kadar farklı yazılabilir mi? Atatürk İlkokulu, Atatürk İlkok. Atatürk İlk. ….. hepsi aynı okul ama yazılışları farklı. Öğrencilerin aldığı ilaçlar bölümünde aspirin kaç farklı şekilde yazılmış, bu yüzden artık istatistik tutamaz hale geldik. Bu birbirine benzeyen isimleri birleştiremez miyim?

Birleştirebilirsiniz. Bunun için Okul ana modülü altındaki Okul Bilgileri bölümüne gidiniz. Okul isminin sağ tarafındaki İşlemler butonuna basınız. Okul Kod Değerlerini Birleştirme Sihirbazı yazısının üzerine tıklayınız. Açılan kutuda bu işlemin yapılabileceği alanlar listelenmektedir. Birleştirme yapılacak alanı seçip, ihtiyacınıza uygun birleştirme işlemi yapabilirsiniz.

Soru-13: Hiç yapılmaması gereken bir şeyi yaptık. Bir öğrenciyi rasgele bir TC kimlik numarası ile kayıt etmiştik, sonrasında muhasebesini de yaptık. Sonra da e-okul aktarımını yaptık. Sistemde iki tane Ahmet, iki tane Mehmet olmuş, bunları teke düşüremez miyiz? Aynı durum bazen personeller için de oluyor. Aynı birleştirme işlemi  personeller için de yapılabilir mi?

Aynı öğrenciyi veya aynı personeli yanlışlıkla  iki kere kayıt yapmak hiç istenmeyen bir durumdur. Böyle bir hata yapıldıysa öğrenci birleştirme işlemi için, Öğrenci İşlemleri bölümünde Okul Kayıt yazısının üzerine tıklayınız. Açılan sayfada sağ üst köşedeki İşlemler bölümüne tıklayınız. Uygulamalar kısmından Öğrenci Birleştirme Sihirbazı yazısının üzerine tıklayarak işlemlerinizi yapabilirsiniz. Böylece iki öğrenciyi birleştirerek tek bir öğrenci haline getirebilirsiniz. Benzer bir hata personelleriniz için de yapılmışsa Personel İşlemleri bölümünden, Görevlendirme yazısının üzerine tıklayınız. Açılan ekranın sağ üst köşesindeki İşlemler butonunun üzerine tıklayınız. Uygulamalar bölümünden Personel Birleştirme Sihirbazını kullanarak iki personeli birleştirerek tek bir personel haline getirebilirsiniz.

Soru-14: Okulumuz ilkokul, ortaokul, lise, fen lisesi gibi birden çok müdürlükten oluşuyor. Bir müdürlükte tüm muhasebe ayarlarını yaptık. Bunun için epeyi çalıştık. Bu ayarları tüm müdürlüklerde tek tek mi yapacağız? Yoksa bir müdürlükte yaptığımız bu ayarı, diğer okul müdürlüklerine bir hareketle kopyalayabiliyor muyuz?

Bir okula yapmış olduğunuz ayarlarınızı Genel Müdürlük seviyesinden diğer okullarınıza kopyalayabilirsiniz. Bu işlem için Genel Müdürlükte iken Kayıt Sözleşmesi ekranına geliniz, İşlemler Butonuna tıklayıp Mali Hesaplar kısmına tıklayınız. Açılan ekrandan tekrar İşlemler butonuna tıklayıp kopyalama sağlayabilirsiniz.

Soru-15: K12NET Sistemi,  öğrencilerin veya personellerin doğum günlerini bilse, bizlere hiç sormadan otomatik olarak doğum günlerini kutlasa, bu mümkün mü?

Mümkündür. Öğrenci ve veli için Okul Kayıt, Personelleriniz için Görevlendirme ekranında iken İşlemler butonuna basınız. Daha sonra Doğum Günü Mesajı Gönderme seçeneğiyle öğrenci, veli ve personelleriniz doğum günlerini otomatik ya da isteğe bağlı kutlayabilirsiniz.

Soru-16: Okulumun öğrencileri sınava girerken, kendi sınıf seviyesinde, farklı sınıf seviyelerinde öğrencileri karıştırarak oturtabiliyorum. Okulumuzun başka bir yerleşim merkezinde bir okulu daha var. Kendi okulumla, kendi okuluma bağlı başka yerleşkedeki okulumdaki öğrencileri sınavda karıştırarak oturma planlaması yapabilir miyim?  

Bu işlemi çok basit bir şekilde bir okula yaptığınız işlem adımlarıyla yapabilirsiniz. Tek yapmanız gereken işlem Genel Müdürlük seviyesinde olmanız. Sınavınız genel müdürlük seviyesinde tanımlanıp bu iki okulunuza uygulamalar gönderildikten sonra Genel Müdürlük seviyesinde iken Oturma Kaydı ekranından İşlemler butonuna basıp Sınav Oturma Sihirbazı ile işlemlerinizi her iki okulu tek seferde karıştıracak şekilde yapabilirsiniz.